Die Invers GmbH ist eine der bestandsgrößten Betreuungsorganisationen Deutschlands für Makler im Versicherungs- und Finanzanlagebereich. Sie steht nicht nur als Maklerpool im Markt, sondern als Mittler zwischen Gesellschaft, Kunde und Makler. Die Invers GmbH wickelt ihr Kerngeschäft über eine Verwaltungssoftware ab, die gemeinsam mit der inveda.net GmbH entwickelt wird. Dabei liegt die Datenhoheit immer beim Unternehmen selbst.

Die Kernanforderung seitens der Geschäftsleitung sowie des kaufmännischen Teams war im Mai 2019 die Erstellung einer belastbaren Verfahrensdokumentation gem. GoBD sowie aller notwendigen Maßnahmen zur Erstellung und Implementierung innerhalb des Unternehmens. Wir haben einen Coaching Ansatz verfolgt, der das Team zukünftig in die Lage versetzt, alle Schritte im Rahmen der weiterführenden Prozessdokumentation eigenständig zu erfassen. Aus dieser Anforderung heraus entwickelte die bsp GmbH zusammen mit dem Projektteam die Prozesssteckbriefe zur operativen Aufnahme der IST – Prozesse (Schwerpunkt ABRECHNUNG). Darüber hinaus ging es um die Identifikation und Beschreibung aller notwendigen und verwendeten Schnittstellen im Rahmen der Belegverarbeitung sowie der debitorischen und kreditorischen Finanzbuchhaltung. Ziel war es, alle relevanten Prozesse aus Sicht der GoBD zu beschreiben, zu visualisieren und zu dokumentieren.

Softwaregestützt haben wir die Prozess- und Verfahrensdokumentation dann etabliert und können diese ab jetzt jederzeit aktualisieren und anpassen, wenn dies notwendig ist. Auch die geforderte Historisierung und Versionierung ist unproblematisch umsetzbar. Das Projekt lief stark eigenmotiviert und eigendynamisch und zeigt einmal mehr, dass die Know-How Träger im Unternehmen zu finden sind. Eine Fokussierung auf die Stärken und ein positives Mindset aller Beteiligten ist dabei essentiell.

Wir von der bsp GmbH unterstützen von Beginn an - beim Aufbau sowie der inhaltlichen Strukturierung einer Prozess- und Verfahrensdokumentation und der weiteren Entwicklung. Mit unserem Meilensteinkonzept begleiten wir die Einführung eines geeigneten Modells und stehen im Rahmen eines Projektes zur Seite.