🛑 Lage Der Projektkunde erbringt weltweit Ingenieurdienstleistungen und steuert Projekte mit langjährigem Know-How. Die Dokumentation der Prozesse im Bereich der Wertschöpfung ist detailliert und aussagekräftig. Was fehlt ist eine Digitalisierungsstrategie! Das ist aber zu kurz gegriffen …

… die Mitarbeiter stellen sich jeden Tag den Herausforderungen, die mit einem international ausgerichteten Geschäft zusammenhängen und erledigen die operativen Tätigkeiten gewissenhaft und vollständig. Was nicht bleibt, ist die Zeit, sich mit Themen, wie GoBD, digitalem Rechnungsworkflow oder IKS intensiv auseinanderzusetzen.

❌ Die Herausforderung für den Kunden besteht nun in zwei Aspekten: (a) Kapazitäten zu schaffen, um die Themen zu entwickeln und dann auch umzusetzen. Das beginnt bei einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation und dem dazugehörigen dokumentieren des Internen Kontrollsystems im Rahmen des Finanz-und Rechnungswesens. Und (b) mit einer zurückgehenden Personaldecke und dem abwandern des Know-Hows. Es waren also mehrer Baustellen zu bearbeiten.

✅ Der erste Schritte war die systematische Aufnahme der Prozesse der Eingangs- sowie der Ausgangsrechnungsverarbeitung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Prozesse im Rahmen der Jahresabschlusserstellung und der Aufstellung und Abgaben entsprechender Steuermeldungen (u.a UStVA). Hierbei kommt BPMN2.0 zum Einsatz und hilft zum einen, die Prozesse im IST-Zustand ausführlich aufzunehmen und zu visualisieren. Zum anderen versetzt es das Projektteam in die Lage, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren. Um die Personalressourcen nicht zu sehr zu belasten, stellt die bsp GmbH eine Art “Interim-Prozessmanager”, der in die operativen Prozesse einsteigt und die Prozessmodellierung und -visualisierung vorantreibt. Dabei besteht die Notwendigkeit, auf die Mitarbeiter im Rahmen von Interviews zurückgreifen zu können - dies aber nach Möglichkeit ohne vollumfänglich aus dem Tagesgeschäft herausgerissen zu werden. Ziel war es hier, die Prozessdokumentation in einer ersten Ausbaustufe in angemessener Zeit fertigzustellen.



Der zweite Schritt besteht darin, die IST-Prozesse neu zu modellieren und auf die Digitalisierung vorzubereiten - und nach Möglichkeit, alle Schwachstellen zu eliminieren. Gleichzeitig werden die entsprechenden Kontrollmaßnahmen und Aufgaben definiert, so dass ein ganzheitlicher System entsteht - Prozessmodell und IKS. Dies ist dann die nächste Projektstufe, die wir gemeinsam mit dem Kunden erreichen wollen.