🛑 Softwaregestützte belastbare Verfahrensdokumentation: Die Firma C4B hat in Zusammenarbeit mit der hsp Handels-Software-Partner GmbH die Dokumentationssoftware Opti.Tax um weitere Bausteine erweitert und daraus die C4B Manuals entwickelt. Mit Hilfe dieser Bausteine lassen sich in bestimmten Schwerpunktbereichen – u.a. Kreditoren, Debitoren, Jahresabschluss – bereits Prozesse nachvollziehbar abarbeiten, da bereits Prozessstrukturen abgebildet wurden. Dies erleichtert erheblich den Einstieg in eine belastbare Prozessdokumentation. Die bsp GmbH begleitet u.a. Stadtwerke mit regionaler Ausrichtung bei der Einführung der Manuals und dem Erstellen der Dokumentationen.

Einer unserer Kunden (Stadtwerke) hat sich nach einem sehr konzentrierten Auswahlprozess für die Einführung der Manuals entschieden und unsere Expertise im Rahmen der Modellierung und Implementierung angefragt. Im ersten Schritt haben wir die Bereiche eruiert, welche in der ersten Projektphase abgebildet werden sollten. Über die BPMN-Prozessmodelle wurden dann die Risiken identifiziert und weitere Maßnahmen dokumentiert. Die Manuals bildeten den Rahmen, welchen wir sehr intensiv und konzentriert nutzen konnten, um die Prozesse beim Kunden zu beschreiben und auch einen direkten Einstieg zu realisieren.

❌ Die Herausforderung für die meisten Unternehmen ist die Frage, womit startet man, um die Dokumentation zielführend zu erstellen und belastbare Informationen zu dokumentieren? Was sind die Stolpersteine und Klippen, die es zu umschiffen gilt? Was sind die notwendigen Aufgabenstrukturen und wer sind die einzelnen Verantwortlichen im Rahmen des Internen Kontrollsystems? Was muss beim Auftreten eines Fehlers unternommen werden und wie werden durchgeführte Kontrollen im Rahmen des IKS in geeigneter Weise protokolliert? Lassen sich auch Aufgaben an verantwortliche Rollen zuweisen? All diese Aspekte gehören in eine belastbare Verfahrensdokumentation und das darauf aufbauende IKS.

✅ Die softwaregestützte Lösung der C4B Manuals stellt eine gute Basis dar. Eine grundlegende Taxonomie unterstützt das Vorgehen und hilft, erste Eckpfeiler zu definieren. Die Projektverantwortlichen haben einen schnellen Überblick und einen direkten Einstieg in das eigene Projekt. Wir begleiten bei diversen Fragestellungen, der Prozessmodellierung und der Risikoanalyse genauso wie bei der Projektumsetzung mit den Teams. Das Ziel ist eine lebendige und lebbare Prozessdokumentation, welche sich in das operative Tagesgeschäft einfügt und hilft, dies effizienter zu machen.

Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.